Panduan 5 Langkah untuk Membangun Sistem Produksi Lean

Produksi lean adalah proses manufaktur yang ramping dan efisien yang meminimalkan limbah, dan sebagai insinyur kontrol, kami sangat condong menggunakan teknologi untuk mencapai tujuan ini. Namun, Toyota belajar bahwa penerapan teknologi yang tidak tepat — atau menggunakan teknologi hanya demi teknologi — justru meningkatkan limbah, yang berdampak negatif pada kinerja operasional.

Proses Lean menggunakan metode implementasi yang terstruktur dengan fokus hanya pada tindakan yang memberikan nilai kepada pelanggan; kepatuhan pada struktur ini memastikan pilihan teknologi menjadi bagian dari solusi, bukan menambah masalah. Lima langkah berikut memecah proses manajemen perubahan yang kompleks menjadi modul-modul terpisah yang membantu fokus dan kejernihan pemikiran saat memperkenalkan efisiensi ke produksi.

 

Gambar 1. 5 Prinsip utama produksi lean. Gambar digunakan dengan izin dari LimbleCMMS 

 

Langkah 1: Identifikasi Nilai yang Bisnis Anda Berikan kepada Pelanggan

Langkah pertama mengharuskan organisasi menempatkan diri dalam posisi klien dan mengidentifikasi nilai yang mereka cari melalui pembelian produk atau layanan Anda. Analisis ini harus dilakukan bersama dengan melibatkan berbagai karyawan dan manajer Anda. Masalah apa yang perlu diselesaikan klien menggunakan produk Anda, berapa banyak yang ingin mereka bayar, dan kapan mereka membutuhkannya?

Informasi ini memberikan dasar untuk menganalisis organisasi dan efisiensi operasional Anda. Peran Anda, dan bisnis Anda, adalah memberikan nilai ini kepada pelanggan dengan harga optimal sambil menghilangkan biaya yang tidak perlu dan menghapus limbah dari proses Anda. Dengan cara ini Anda memastikan memaksimalkan keuntungan Anda.

 

Langkah 2: Identifikasi Jalur Nilai Menuju Pelanggan

Setelah mengidentifikasi nilai yang Anda berikan, Anda harus menganalisis operasi Anda untuk memahami departemen, proses, tugas, dan tindakan apa yang secara langsung atau tidak langsung menambah nilai pada produk.

Para praktisi lean menyebut langkah ini memetakan aliran nilai, yang dimulai dengan menggambarkan proses dari awal hingga akhir yang saat ini diikuti bisnis Anda untuk mengirimkan produk jadi kepada pelanggan, mulai dari bahan baku dari pemasok hingga pengiriman ke lokasi pelanggan.

Catat setiap langkah, termasuk proses administratif, persetujuan, pengujian, dan inspeksi. Jangan lupa fungsi pendukung. Jika Anda membayar seseorang untuk melakukan sesuatu, catat kontribusinya.

 

Gambar 2. Peta aliran nilai. Gambar digunakan dengan izin dari GoLeanSixSigma 

 

Setelah secara grafis menangkap kondisi saat ini, Anda dapat memodelkan ulang aliran nilai ke kondisi masa depan Anda. Tinjau setiap langkah dalam proses dan pertanyakan nilainya. Tugas langsung mungkin merupakan langkah dalam proses perakitan, dan tugas tidak langsung bisa berupa tim penjadwalan atau kualitas.

Tugas tidak langsung bisa memerlukan pemikiran lebih. Meskipun pelanggan tidak dapat melihat tim penjadwalan atau kualitas Anda atau ingin membayar untuk mereka, pengiriman produk tepat waktu dan bebas cacat meningkatkan nilai bagi pelanggan. Anggaplah tugas, departemen, atau proses yang tidak menambah atau meningkatkan nilai bagi pelanggan sebagai limbah yang harus dihilangkan.

 

Langkah 3: Lancarkan Pengiriman Nilai dan Hilangkan Hambatan

Ketika praktisi lean berbicara tentang aliran, mereka merujuk pada aliran nilai yang lancar, efisien, dan optimal melalui organisasi. Langkah ini mengidentifikasi hambatan, pembalikan aliran, antrean, atau penundaan dan kemudian bekerja aktif untuk menyelesaikannya.

 

  

Gambar 3. Sebelum dan sesudah menyelaraskan jalur pengiriman nilai. Gambar digunakan dengan izin dari Lean Six Sigma Definition 

 

Proses persetujuan, antrean pekerjaan dalam proses, dan waktu pengaturan mesin adalah hambatan umum. Jika Anda tidak dapat menghilangkannya sepenuhnya, usahakan untuk menyederhanakan atau meminimalkan dampaknya. Jangan lupa mempertimbangkan rute melalui fasilitas Anda dengan melacak produk melalui semua tahap produksi.

Jika jalurnya berliku, melibatkan waktu menganggur yang sering, atau memerlukan penanganan berulang, pertimbangkan untuk mengubah aliran agar sesuai dengan tugas produk daripada departemen fungsional. Mengurangi jarak perjalanan dan penanganan berulang secara signifikan menambah efisiensi sekaligus mengurangi potensi masalah ergonomi dan keselamatan.

 

Langkah 4: Produksi Produk Sesuai Permintaan

Dalam dunia lean, memproduksi produk untuk membuat stok penyangga adalah produksi berlebih yang membuang-buang. Sebaliknya, produksi harus bekerja berdasarkan permintaan pelanggan, yang dikenal sebagai just-in-time, bukan perkiraan pemasaran yang bersifat antisipasi. Prinsip lean penting ini — disebut sistem tarik — memastikan Anda tidak mengalami masalah keuangan dengan mengeluarkan biaya produksi, pekerjaan dalam proses yang berlebihan, dan penyimpanan tanpa menerima pendapatan.

Aspek penting dari sistem tarik termasuk sinyal untuk memastikan pekerjaan hanya bergerak ke tahap produksi berikutnya ketika tim tersebut siap. Setelah itu, dikembangkan sistem kontrol untuk melacak pekerjaan dalam proses dan membatasi waktu yang dapat dihabiskan satu item dalam sistem. Kejelasan yang diperoleh melalui langkah ini dengan cepat menyoroti hambatan atau area bermasalah.

Ketika anggota tim hanya diminta mengerjakan satu tugas sebelum mengambil tugas lain, limbah sumber daya berkurang, Anda dapat menyesuaikan tim sesuai permintaan, produktivitas meningkat, dan aliran menjadi lebih efisien. Pengalaman menunjukkan bahwa bekerja dengan sistem tarik menghasilkan item kerja jauh lebih cepat dan efisien dibandingkan metode tradisional.

 

Langkah 5: Kejar Perbaikan Berkelanjutan

Produksi lean bukanlah filosofi "bakar dan lupakan": ini membutuhkan perubahan budaya dalam tim Anda untuk secara aktif dan berulang kali mencari limbah, meningkatkan proses, dan menambah nilai. Lean juga bukan inisiatif strategis dari atas ke bawah; melainkan membutuhkan pemberdayaan pekerja dan memberi mereka tanggung jawab untuk mengelola tugas mereka dan bekerja secara mandiri.

 

Gambar 4. Metode perbaikan proses berkelanjutan. Gambar digunakan dengan izin dari GoLeanSixSigma 

 

Siklus Deming, yang dikenal banyak orang sebagai model Plan-Do-Check-Act (PDCA), menekankan perbaikan berkelanjutan dalam manajemen proses. Praktisi lean menggunakan model PDCA untuk mencari limbah yang harus dihilangkan dalam siklus yang tak berujung. Sebagai langkah terakhir dalam siklus, kategori Act memastikan semua pemangku kepentingan memahami hasil perubahan terakhir yang diterapkan sekaligus merekomendasikan masalah berikutnya untuk diselesaikan, menciptakan perbaikan berkelanjutan.

 

Pemikiran Penutup

Lima langkah untuk menerapkan produksi lean memberikan granularitas dan struktur yang berguna untuk proses perubahan yang sebaliknya membingungkan. Melihat organisasi dan produknya melalui lensa klien membantu fokus hanya pada aktivitas inti yang dihargai pelanggan Anda. Birokrasi dan kontrol, proses tinjauan dan persetujuan yang tak berujung, semuanya terungkap sebagai limbah.

Kuncinya adalah melibatkan seluruh tim Anda, mulai dari yang kecil dan memberdayakan pekerja Anda, memberi mereka tanggung jawab untuk perbaikan berkelanjutan. Di saat bisnis berjuang untuk keunggulan kompetitif, produksi lean adalah alat terbukti untuk merampingkan produksi, menghasilkan operasi yang efisien, mengurangi biaya operasional, dan memuaskan pelanggan.